ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

CoolTour.sk s. r. o.
 

Článok I.

Úvodné ustanovenia

1. Tieto Zásady ochrany osobných údajov (ďalej len "Zásady") upravujú spôsob, akým spoločnosť CoolTour.sk s. r. o., so sídlom Tehlová 1496/4, 979 01 Rimavská Sobota, Slovenská republika, IČO: 50 647 563, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Banská Bystrica, oddiel: Sro, vložka č.: 31139/S (ďalej len "Prevádzkovateľ"), spracúva osobné údaje fyzických osôb.
2. Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov postupuje najmä podľa:
• Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 ("GDPR"),
• zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení,
• ďalších príslušných právnych predpisov Slovenskej republiky a Európskej únie.

      3.     Tieto Zásady sa vzťahujú najmä na osobné údaje zákazníkov, účastníkov programov, osôb, ktoré prejavia záujem o                    služby Prevádzkovateľa, kontaktných osôb a ďalších fyzických osôb, ktorých osobné údaje Prevádzkovateľ spracúva v                súvislosti so svojou činnosťou.

Článok II.

Prevádzkovateľ osobných údajov

Prevádzkovateľ:

CoolTour.sk s. r. o.
Tehlová 1496/4
979 01 Rimavská Sobota
Slovenská republika

IČO: 50 647 563
E-mail: cooltour.sk@gmail.com
Telefón: +421 908 604 776, +421 911 280 965

Prevádzkovateľ nemá ustanovenú zodpovednú osobu (DPO), ak mu takáto povinnosť nevzniká podľa platných právnych predpisov.

Článok III.

Zásady spracúvania osobných údajov

1. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v súlade so zásadami:
• zákonnosti, spravodlivosti a transparentnosti,
• obmedzenia účelu,
• minimalizácie údajov,
• správnosti,
• minimalizácie uchovávania,
• integrity a dôvernosti,
• a zodpovednosti Prevádzkovateľa.

      2.     Prevádzkovateľ spracúva iba také osobné údaje, ktoré sú primerané, relevantné a nevyhnutné na konkrétny účel                        spracúvania.

      3.     Osobné údaje Prevádzkovateľ nepoužíva na účely, ktoré nie sú zlučiteľné s účelom, na ktorý boli získané, bez                              príslušného právneho základu.

Článok IV.

Aké osobné údaje Prevádzkovateľ spracúva

V závislosti od konkrétnej služby a spôsobu komunikácie môže Prevádzkovateľ spracúvať najmä tieto kategórie osobných údajov:

1. Identifikačné údaje

• meno a priezvisko,
• titul, ak ho osoba uvedie,
• dátum narodenia, ak je potrebný vzhľadom na charakter služby alebo podmienky účasti.

2. Kontaktné údaje

• telefónne číslo,
• e-mailová adresa,
• adresa bydliska,
• krajina pobytu.

3. Údaje súvisiace s objednávkou

• objednaná služba,
• termín služby,
• počet účastníkov,
• údaje potrebné na organizačné zabezpečenie služby,
• spôsob úhrady,
• údaje súvisiace s fakturáciou a platbou,
• komunikácia týkajúca sa objednávky.

4. Údaje súvisiace s účasťou na aktivitách

Pri niektorých športových, turistických, horských, zimných alebo iných outdoorových aktivitách môže byť potrebné spracovať údaje týkajúce sa fyzickej pripravenosti účastníka, prípadne výšky alebo hmotnosti, ak sú tieto údaje relevantné pre bezpečné poskytnutie služby alebo výber vybavenia.

5. Údaje týkajúce sa zdravotného alebo fyzického stavu

Ak účastník dobrovoľne poskytne informáciu o zdravotnom alebo fyzickom obmedzení, ktoré môže mať vplyv na bezpečnú účasť na konkrétnej aktivite, môže ísť o osobitnú kategóriu osobných údajov podľa čl. 9 GDPR.

Prevádzkovateľ takéto údaje spracúva iba v rozsahu potrebnom na konkrétny účel a iba v prípade existencie príslušného právneho základu podľa čl. 9 GDPR.

6. Údaje maloletých osôb

Ak sa služby zúčastňuje maloletá osoba, Prevádzkovateľ môže spracúvať osobné údaje potrebné na organizáciu a bezpečné poskytnutie služby a na splnenie príslušných právnych alebo organizačných požiadaviek.

Článok V.

Účely a právne základy spracúvania

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje podľa konkrétneho účelu a príslušného právneho základu.

1. Spracovanie objednávky a uzatvorenie zmluvy

Osobné údaje sa spracúvajú na účely:

• prijatia a posúdenia objednávky,
• komunikácie so Zákazníkom,
• uzatvorenia zmluvy,
• potvrdenia objednávky,
• organizácie a poskytnutia objednanej služby,
• riešenia zmien alebo organizačných otázok súvisiacich so službou.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dotknutej osoby.

2. Fakturácia a plnenie zákonných povinností

Osobné údaje sa spracúvajú na účely:

• vystavenia faktúry,
• evidencie platieb,
• vedenia účtovníctva,
• plnenia daňových a iných zákonných povinností,
• uchovávania účtovných a daňových dokladov.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa.

3. Bezpečnosť účastníkov

V nevyhnutnom rozsahu môže Prevádzkovateľ spracúvať informácie potrebné na posúdenie bezpečnej účasti na konkrétnej športovej alebo outdoorovej aktivite.

Právny základ: podľa konkrétnej situácie môže ísť najmä o čl. 6 GDPR a pri osobitných kategóriách údajov o príslušný právny základ podľa čl. 9 GDPR.

Ak je spracúvanie zdravotných údajov založené na výslovnom súhlase, Prevádzkovateľ si takýto súhlas vyžiada samostatne a zrozumiteľným spôsobom.

4. Ochrana práv a oprávnených záujmov

Prevádzkovateľ môže spracúvať osobné údaje na účely:

• ochrany svojich práv a oprávnených záujmov,
• uplatňovania alebo obhajovania právnych nárokov,
• riešenia reklamácií a sťažností,
• preukazovania splnenia zmluvných a zákonných povinností,
• prevencie podvodného alebo protiprávneho konania.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem Prevádzkovateľa, pokiaľ nad týmto záujmom neprevažujú práva a slobody dotknutej osoby.

5. Marketingová komunikácia

Ak Prevádzkovateľ zasiela obchodné alebo marketingové oznámenia na základe súhlasu, osobné údaje spracúva na účely zasielania takýchto oznámení.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR – súhlas dotknutej osoby, prípadne iný právny základ, ak ho umožňuje platná právna úprava.

Súhlas s marketingovou komunikáciou je dobrovoľný a nie je podmienkou objednania služby.

Dotknutá osoba môže svoj súhlas kedykoľvek odvolať.

Článok VI.

Spracúvanie zdravotných údajov a údajov potrebných na bezpečnú účasť

1. Pri niektorých aktivitách môže byť z hľadiska bezpečnosti relevantné, či má účastník zdravotné alebo fyzické obmedzenie, ktoré môže ovplyvniť jeho schopnosť bezpečne absolvovať konkrétnu službu.
2. Prevádzkovateľ sa snaží získavať iba informácie, ktoré sú na tento účel skutočne potrebné.
3. Zákazník alebo Účastník by nemal poskytovať podrobné lekárske informácie, ktoré nie sú relevantné pre bezpečnú účasť na konkrétnej službe.
4. Ak Prevádzkovateľ spracúva údaje týkajúce sa zdravia v zmysle čl. 9 GDPR, zabezpečí existenciu príslušného právneho základu podľa čl. 9 GDPR.
5. Ak sa na spracúvanie zdravotných údajov používa výslovný súhlas, tento súhlas:
• je dobrovoľný,
• je konkrétny,
• je informovaný,
• je oddelený od ostatných súhlasov,
• a možno ho kedykoľvek odvolať.

     6.     Odvolaním súhlasu nie je dotknutá zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním.

     7.     Ak bez poskytnutia nevyhnutných informácií nie je možné bezpečne poskytnúť konkrétnu službu, Prevádzkovateľ                       môže z bezpečnostných dôvodov odmietnuť účasť osoby v rozsahu dovolenom platnými právnymi predpismi.

Článok VII.

Fotografie a videozáznamy

1. Počas niektorých aktivít alebo podujatí môžu byť vyhotovované fotografie alebo videozáznamy.
2. Vyhotovenie a používanie fotografií alebo videozáznamov na marketingové účely sa posudzuje podľa konkrétneho účelu a príslušného právneho základu.
3. Ak je na použitie fotografie alebo videozáznamu potrebný súhlas, Prevádzkovateľ ho vyžiada samostatne.
4. Súhlas s použitím fotografie alebo videozáznamu na marketingové účely nie je podmienkou účasti na službe, ak to nie je nevyhnutné na samotné poskytnutie služby.
5. Dotknutá osoba môže súhlas, ak je právnym základom spracúvania, kedykoľvek odvolať.
   
   

Článok VIII.

Komu môžu byť osobné údaje poskytnuté

V nevyhnutnom rozsahu môžu byť osobné údaje poskytnuté alebo sprístupnené najmä týmto kategóriám príjemcov:

• účtovníkovi alebo účtovnej spoločnosti,
• poskytovateľom IT a hostingových služieb,
• poskytovateľom e-mailových a komunikačných služieb,
• poskytovateľom platobných služieb,
• poskytovateľom fakturačných alebo administratívnych systémov,
• osobám povereným organizáciou alebo vedením konkrétnej aktivity, ak je to potrebné na jej bezpečné a riadne uskutočnenie,
• právnym alebo odborným poradcom, ak je to potrebné,
• orgánom verejnej moci, súdom alebo iným subjektom, ak to vyžaduje zákon.

Tieto osoby môžu mať postavenie sprostredkovateľov alebo samostatných prevádzkovateľov podľa konkrétneho spôsobu spracúvania.

Článok IX.

Prenos osobných údajov do tretích krajín

1. Prevádzkovateľ sa snaží využívať poskytovateľov služieb, pri ktorých sa osobné údaje spracúvajú v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru.
2. Ak je pri využívaní konkrétnej služby potrebný prenos osobných údajov do tretej krajiny mimo EHP, Prevádzkovateľ zabezpečí takýto prenos iba v súlade s GDPR, najmä na základe rozhodnutia o primeranosti alebo vhodných záruk podľa kapitoly V GDPR.
3. Ak je to potrebné, Prevádzkovateľ poskytne dotknutej osobe ďalšie informácie o príslušnom prenose.
   
   

Článok X.

Doba uchovávania osobných údajov

1. Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje iba po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu, na ktorý boli získané, alebo po dobu stanovenú právnymi predpismi.
2. Doba uchovávania závisí od konkrétnej kategórie údajov a účelu ich spracúvania.
3. Údaje súvisiace s objednávkou a zmluvou sa uchovávajú počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas obdobia potrebného na splnenie zákonných povinností a ochranu práv Prevádzkovateľa.
4. Účtovné a daňové doklady sa uchovávajú počas lehôt ustanovených príslušnými právnymi predpismi.
5. Údaje spracúvané na základe súhlasu sa spracúvajú do odvolania súhlasu alebo do uplynutia účelu, na ktorý bol súhlas udelený, ak právne predpisy neustanovujú inak.
6. Po uplynutí príslušnej doby uchovávania Prevádzkovateľ osobné údaje bezpečne vymaže, zlikviduje alebo anonymizuje, pokiaľ ich ďalšie uchovávanie nevyžaduje zákon.
   
   

Článok XI.

Práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba má podľa podmienok GDPR najmä právo:

1. na prístup k svojim osobným údajom;
2. na opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných osobných údajov;
3. na vymazanie osobných údajov ("právo na zabudnutie"), ak sú splnené zákonné podmienky;
4. na obmedzenie spracúvania, ak sú splnené zákonné podmienky;
5. na prenosnosť osobných údajov, ak sú splnené podmienky podľa GDPR;
6. namietať proti spracúvaniu v prípadoch ustanovených GDPR;
7. odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase;
8. nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní vrátane profilovania, ak sú splnené podmienky podľa GDPR;
9. podať sťažnosť dozornému orgánu.

Uplatnením týchto práv nie sú dotknuté zákonné povinnosti Prevádzkovateľa týkajúce sa uchovávania údajov.

Článok XII.

Uplatnenie práv dotknutej osoby

1. Dotknutá osoba môže svoje práva uplatniť písomne alebo elektronicky.
2. Žiadosť je možné zaslať na:

E-mail: cooltour.sk@gmail.com

alebo na adresu:

CoolTour.sk s. r. o.
Tehlová 1496/4
979 01 Rimavská Sobota
Slovenská republika

      3.     Prevádzkovateľ môže v prípade dôvodných pochybností o totožnosti žiadateľa požiadať o poskytnutie dodatočných i                  informácií potrebných na overenie jeho totožnosti.

      4.    Prevádzkovateľ poskytne odpoveď na žiadosť bez zbytočného odkladu a najneskôr do jedného mesiaca od jej                             doručenia, pokiaľ GDPR neumožňuje predĺženie tejto lehoty.

      5.     Ak je žiadosť zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä pre jej opakujúcu sa povahu, Prevádzkovateľ môže                    postupovať podľa čl. 12 GDPR.

Článok XIII.

Sťažnosť dozornému orgánu

1. Dotknutá osoba má právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ak sa domnieva, že spracúvaním jej osobných údajov došlo k porušeniu GDPR alebo iných príslušných právnych predpisov.
2. Dozorným orgánom v Slovenskej republike je:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
Slovenská republika

E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk

Webové sídlo: Úrad na ochranu osobných údajov SR.

Aktuálne kontaktné údaje úradu sú dostupné na jeho oficiálnom webovom sídle.

Článok XIV.

Automatizované rozhodovanie a profilovanie

1. Prevádzkovateľ v súvislosti s poskytovaním služieb CoolTour.sk nevykonáva rozhodovanie založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov, ktoré by malo pre dotknutú osobu právne účinky alebo ju podobne významne ovplyvňovalo, pokiaľ dotknutá osoba nebude o takomto spracúvaní osobitne informovaná.
2. Prevádzkovateľ nevykonáva profilovanie zákazníkov na účely automatického rozhodovania o poskytnutí alebo neposkytnutí objednanej služby.
   
   

Článok XV.

Bezpečnosť osobných údajov

1. Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred:
• neoprávneným prístupom,
• neoprávneným sprístupnením,
• stratou,
• zničením,
• zmenou,
• alebo iným neoprávneným spracúvaním.

      2.     Rozsah bezpečnostných opatrení zodpovedá najmä povahe, rozsahu a riziku spracúvania osobných údajov.

      3.     K osobným údajom majú prístup iba osoby, ktoré ich potrebujú na plnenie svojich pracovných, zmluvných alebo                        zákonných povinností.

Článok XVI.

Cookies a webová stránka

1. Webová stránka CoolTour.sk môže používať cookies a podobné technológie.
2. Cookies môžu byť používané najmä na:
• technické zabezpečenie a fungovanie webovej stránky,
• zapamätanie nastavení,
• meranie návštevnosti,
• analytické účely,
• prípadne marketingové účely.

     3.     Rozsah používania jednotlivých typov cookies závisí od aktuálne používaných technológií a služieb na webovej                            stránke.

     4.     Ak je na použitie konkrétneho typu cookies potrebný súhlas, Prevádzkovateľ ho získava spôsobom zodpovedajúcim                  platným právnym predpisom.

     5.     Podrobnejšie informácie o cookies môžu byť uvedené v samostatnom dokumente alebo v nastavení cookies na                          webovej stránke.

Článok XVII.

Elektronické formuláre a komunikácia

1. Pri odoslaní objednávkového formulára môže Prevádzkovateľ spracúvať údaje uvedené Zákazníkom najmä na účely:
• spracovania objednávky,
• posúdenia možnosti poskytnutia služby,
• komunikácie so Zákazníkom,
• uzatvorenia zmluvy,
• organizačného zabezpečenia služby.

     2.     Samotné odoslanie objednávkového formulára nemusí znamenať automatické uzatvorenie zmluvy. Podmienky                          uzatvorenia zmluvy upravujú Všeobecné obchodné podmienky Prevádzkovateľa.

     3.     Elektronická komunikácia môže obsahovať:

• potvrdenie objednávky,
• faktúru,
• organizačné pokyny,
• informácie o zmene programu,
• informácie potrebné na bezpečnú realizáciu služby.
  
  

Článok XVIII.

Dobrovoľnosť poskytnutia údajov

1. Poskytnutie osobných údajov je v jednotlivých prípadoch dobrovoľné alebo povinné v závislosti od účelu spracúvania.
2. Údaje, ktoré sú nevyhnutné na spracovanie objednávky a uzatvorenie alebo plnenie zmluvy, je potrebné poskytnúť, aby Prevádzkovateľ mohol príslušnú službu zabezpečiť.
3. Ak osoba neposkytne údaje nevyhnutné na poskytnutie konkrétnej služby, Prevádzkovateľ nemusí byť schopný objednávku prijať alebo službu poskytnúť.
4. Poskytnutie údajov na marketingové účely je dobrovoľné a nie je podmienkou objednania služby.
   
   

Článok XIX.

Osobné údaje získané od iných osôb

1. Ak Zákazník objedná službu aj pre ďalšie osoby, môže Prevádzkovateľ získať osobné údaje týchto osôb prostredníctvom Zákazníka.
2. Zákazník je podľa okolností povinný zabezpečiť, aby dotknuté osoby boli informované o spracúvaní ich osobných údajov.
3. Prevádzkovateľ spracúva takéto údaje iba na účely, na ktoré ich potrebuje v súvislosti s objednanou službou alebo na splnenie zákonnej povinnosti.

Článok XX.

Zmeny Zásad ochrany osobných údajov

1. Prevádzkovateľ môže tieto Zásady aktualizovať najmä v prípade:
• zmien právnych predpisov,
• zmien spôsobu poskytovania služieb,
• zmien používaných technológií,
• alebo zmien spôsobu spracúvania osobných údajov.

     2.     Aktuálne znenie Zásad je zverejnené na webovej stránke Prevádzkovateľa.

     3.     Zásady účinné v čase získania osobných údajov sa uplatňujú na príslušné spracúvanie v rozsahu, v akom to vyžadujú                 platné právne predpisy.

Článok XXI.

Záverečné ustanovenia

1. Tieto Zásady nadobúdajú účinnosť dňa 4. 9. 2024.
2. Tieto Zásady sú vypracované v súlade s GDPR, zákonom č. 18/2018 Z. z. a ďalšími príslušnými právnymi predpismi.
3. Ak bude niektoré ustanovenie týchto Zásad v rozpore s kogentným ustanovením platných právnych predpisov, použije sa príslušné zákonné ustanovenie.
   
   

Prevádzkovateľ

CoolTour.sk s. r. o.

Tehlová 1496/4
979 01 Rimavská Sobota
Slovenská republika

IČO: 50 647 563

DIČ: 21204115396

Obchodný register: Okresný súd Banská Bystrica, oddiel Sro, vložka č. 31139/S

E-mail: cooltour.sk@gmail.com

Telefón: +421 908 604 776, +421 911 280 965